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Vu le succès de mes derniers billets sur « Faire un appel d’offres de fournitures de bureau C’est comme se préparer à trouver l’homme ou la femme de sa vie ».

Je continue direct.

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Samantha est devenue hystérique avec toute cette histoire. Elle me harcèle carrément pour connaitre la suite. Pierre le consultant m’a même appelé pour m’encourager, même qu’il voulait m’embaucher … Dingue de Dingue ! Ca m’a fait plaisir.

Après la 1^ère étape « Faire son Casting ! pour bien choisir les prétendants »

Apres la 2^ème étape, « Faire la danse du ventre ! pour exciter les convoitises »

Aujourd’hui: la 3^ème étape, « J’ai quelques petites exigences Chéri(e) ! »

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L’idée maintenant, après avoir sélectionné quelques prétendants et leur avoir montré comment ça pourrait être intéressant de travailler avec toi, l’important c’est de faire la liste de tes attentes.

« Ben moi je veux des cartouches, du toner c’est bon ! » me dit Samantha. Je ne vais quand même pas écrire un roman. On fait une demande de devis améliorée si tu veux et puis Basta ! » J’ai un tas de trucs à faire, moi à part m’occuper des fournitures de bureau…. Et de donner à manger à toutes ces imprimantes… »

« D’accord », lui dis-je. Mais n’oublie pas l’enjeu ! L’idée ce n’est pas seulement d’avoir des encres et des toners pas chers, même si c’est des génériques ou des compatibles encore meilleur marché. L’idée, c’est de faire en sorte que tu sois contente APRES ta première commande de fournitures.

« Tu comprends c’est facile de faire un devis pas cher et puis après tu as plein de problèmes sur les bras… »

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Voila ce que je te conseille de bien vérifier pour éviter les lendemains genre « Gueule de bois »

· D’abord, la facilité de passage de commande. Certains te diront « Passer un coup de téléphone c’est facile, d’autre un fax c’est bon ! » L’important, c’est de pouvoir garder de façon simple toutes les traces de tes commandes d’encre ou de fournitures..

Pour moi le mieux, c’est de commander par internet. Pour peu que tu puisses garder ta liste de produits favoris, il te suffira pour refaire une commande de retrouver ta liste et de changer les quantités et hop ce sera facile. En cas de problème, tu auras toujours une trace de ta commande d’encre. Ca sera plus facile que d’envoyer un fax. En plus tu n’auras même pas à classer le document.

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· Ensuite, il faut que tu puisses appeler quelqu’un dés que tu as un doute ou une question. LA disponibilité c’est important quand on achète de l’encre ou du toner. Mais attention pas n’importe quelle disponibilité. Une question à poser c’est « Est ce que ce sera la même personne qui suivra ton compte ?» …

La tu vas voir, il y a des différences. Lorsque tu auras besoin de ton toner noir N°51X Référence Q7551X pour HP (Hewlett Packard) LaserJet M3027 et que tu veux absolument l’avoir… Il y a intérêt à avoir quelqu’un au bout du fil et que cette personne se sente un minimum responsabilisée…

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· Puis, il y a un point super important : le respect des délais, la ponctualité. La aussi pas de mystère. Tu vas voir ceux qui s’engagent sur des délais et les autres. Ceux qui te préviennent que tes fournitures de bureau seront là en temps et ceux qui restent vague sur la date d’arrivée des cartouches d’encre super urgentes.

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· Un autre point capital : la disponibilité des produits. Tu sais, il y a plus de 5000 cartouches ou toner différents. Les revendeurs de fournitures ou d’encre, ont besoin comme tout le monde de limiter leur stock.

Si tu as besoin de cartouches qui sortent de leurs meilleures ventes comme par exemple un toner de couleur ou des cartouches d’encre pour sublimation thermique Il se peut que tu ne reçoives ton encre qu’une fois sur deux. Pour information, les ventes sont concentrées en France sur à peine 200 cartouches ou toner. Ces 200 cartouches représentent à peu prés 70% des ventes. Tu vois le topo si tu as des imprimantes un peu anciennes par exemple…

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· Enfin, en matière de prix, si tu consommes beaucoup d’encre tu peux réussir à négocier une clause de limitation de hausses des prix. L’encre (et le toner) a connu depuis l’automne 2008 une très importante augmentation de prix. Les Hewlett Packard, les Canon, les Brother s’en sont donnés à cœur joie. Et je ne te parle pas de Lexmark, de Xerox ou de Samsung…Bonjour ton budget si tu ne fais pas attention…

Fais attention. Quasiment tous les contrats publics ont ce genre de clause. Alors pourquoi pas toi ?

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Tu vois ce ne sont que quelques exemples qui feront que celui que tu choisiras comme fournisseur d’encre ou de toner sera un fournisseur sur lequel tu pourras te reposer. Oui car il te respectera pas uniquement par c’est toi la cliente, mais par ce qu’il aura compris que tu es vigilante.

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Tu vois, c’est comme un bon plan drague prévu pour que ça dure Le mariage presque…

Demain, 4^ème et dernière étape : « Quel beau coucher de soleil ! » ou comment éviter la routine en faisant en sorte de redynamiser l’intérêt d’être ensemble.

A demain pour une encore meilleure impression,

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Pierre L’éclaireur

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